La restaurantens salg følge med inn i regnskapet
Slipp å samle de samme salgstallene på nytt. Se hva en regnskapsintegrasjon gjør, og hvorfor salg, utbetalinger og avvik må kunne følges hver for seg.
Dagen er ikke ferdig når restauranten stenger
Gjestene har betalt, kjøkkenet er ryddet og medarbeiderne har gått hjem. Likevel kan det gjenstå en runde med rapporter fra kassen, nettbutikken og leveringsplattformene før regnskapsføreren får underlaget. Det er mye manuelt arbeid for tall som allerede er registrert.
ninito samler salget fra restaurantens tilkoblede kanaler og lar tallene gå videre til regnskapet. Salg og mva. holdes adskilt, og teamet hjelper med oppsettet for restauranten. Regnskapsføreren får et tydeligere utgangspunkt, mens du slipper å være mellomleddet som finner og sender de samme tallene igjen.
Salget og utbetalingen forteller forskjellige ting
Det som er solgt en dag, trenger ikke være det samme som beløpet som kommer inn på bankkontoen den dagen. Betalinger kan utbetales senere, og et oppgjør kan inneholde gebyrer eller tilbakebetalinger. Derfor er det viktig å kunne følge både salget og pengenes vei.
Tenk på en takeawayordre som betales i dag og delvis refunderes senere. Restaurantens salgsregistrering, tilbakebetalingen og utbetalingen fra betalingsleverandøren må kunne forklares sammen. Hvis du bare sender bankbeløpet videre som dagens salg, mister regnskapsføreren informasjonen som forklarer forskjellen.
En integrasjon skal redusere dobbeltføring. Den erstatter ikke behovet for at regnskapsføreren kjenner oppgjørene og bestemmer hvordan hendelsene skal behandles.
Koble til riktig selskap og riktig regnskapsprodukt
Start oppsettet med regnskapsføreren, ikke etter at de første tallene har kommet frem. Avklar hvilket selskap salget tilhører, hvordan lokasjoner skal skilles og hvilke kontoer og mva.-oppsett som skal brukes. To restauranter kan ha samme merkevare og likevel trenge forskjellig regnskapshåndtering.
ninito har koblinger til blant annet PowerOffice, Tripletex, Xledger og Visma, samt 24SevenOffice. Oppgi det konkrete produktet dere bruker. 24SevenOffice omtales nå også i Finago-sammenheng, men et leverandørnavn alene er ikke nok til å definere koblingen. Produktet og selskapsoppsettet avgjør hvilken arbeidsflyt dere trenger.
Gjør ett avvik forståelig før dere går videre
En vanlig salgsdag er en god start. En refusjon eller en korrigering viser om overleveringen også fungerer når dagen ikke er helt vanlig. Følg hendelsen fra kassen til underlaget regnskapsføreren mottar. Begge bør kunne finne den igjen uten å rekonstruere hele vakten.
Hvis en overføring mangler, bør første steg være å undersøke status og hva som faktisk er mottatt. Ikke legg inn de samme tallene manuelt en gang til uten å avklare om overføringen fortsatt kan komme. Avtal hvem som følger opp, og hvordan regnskapsføreren får beskjed når avviket er løst.
Bruk tallene til å forstå driften
Når regnskapshandoveringen er ryddig, kan samtalen handle mer om restauranten. Hvilke kanaler står for salget? Hvordan skiller lunsjen seg fra kvelden? Hva skjer ved den nye lokasjonen?
ninito sin rapportering samler salg på tvers av steder og bestillingskanaler, med tilgang til transaksjonene bak totalene. Du kan følge opp driften i ninito mens regnskapsføreren fortsetter i økonomisystemet. Det gir begge et tydeligere ansvar, med mindre leting etter underlaget.
Ta regnskapsføreren med i samtalen
Fortell ninito hvilket regnskapssystem dere bruker, hvor mange selskaper og restauranter som skal med, og hva dere fortsatt håndterer manuelt. Vi går gjennom de aktuelle koblingene og setter opp den avtalte bokføringsflyten sammen med dere.
Ta gjerne med en vanlig dagsrapport og et konkret avvik. Da kan samtalen handle om arbeidet dere vil få bort, og hvordan restauranten og regnskapsføreren skal følge tallene videre.
