Kết nối doanh thu nhà hàng với quy trình kế toán
Đừng thu thập cùng số liệu doanh thu hai lần. Hiểu tích hợp kế toán làm gì và cách theo dõi riêng doanh thu, tiền được chuyển về cùng các trường hợp cần xử lý.
Công việc chưa kết thúc khi nhà hàng đóng cửa
Khách đã trả tiền, bếp sạch và nhân viên về nhà. Nhưng bạn có thể vẫn phải gom báo cáo từ POS, trang đặt hàng và nền tảng giao đồ ăn để gửi kế toán. Đó là nhiều công việc thủ công với những số liệu đã được ghi ở nơi khác.
ninito tổng hợp doanh thu từ các kênh nhà hàng được kết nối và chuyển số liệu vào quy trình kế toán. Doanh thu và VAT được tách riêng, đội ngũ hỗ trợ cấu hình theo nhà hàng. Kế toán có thông tin ban đầu rõ hơn, còn bạn không phải làm trung gian tìm rồi gửi lại cùng những con số.
Doanh thu và tiền thực nhận nói lên những việc khác nhau
Số bán được trong một ngày chưa chắc bằng số tiền vào ngân hàng hôm đó. Thanh toán có thể được chuyển về sau, và một kỳ đối soát có thể gồm phí hoặc khoản hoàn. Bạn cần theo dõi được cả giao dịch bán lẫn dòng tiền.
Ví dụ, một đơn mang đi được trả hôm nay rồi hoàn một phần sau đó. Ghi nhận doanh thu, khoản hoàn và tiền đơn vị thanh toán chuyển về phải khớp về ý nghĩa. Nếu chỉ gửi số tiền vào ngân hàng làm doanh thu ngày, kế toán sẽ thiếu thông tin giải thích chênh lệch.
Tích hợp cần giảm việc nhập lặp lại. Nó không thay thế việc kế toán hiểu các khoản đối soát và quyết định cách hạch toán từng nghiệp vụ.
Kết nối đúng pháp nhân và sản phẩm kế toán
Mời kế toán tham gia thiết lập trước khi số liệu đầu tiên được chuyển tới. Xác định pháp nhân ghi nhận doanh thu, cách phân biệt cơ sở và tài khoản, thiết lập VAT cần dùng. Hai nhà hàng có thể cùng thương hiệu nhưng vẫn cần cách tổ chức kế toán khác nhau.
ninito có kết nối tới PowerOffice, Tripletex, Xledger, Visma và các hệ thống khác, cùng 24SevenOffice. Hãy xác định đúng sản phẩm bạn dùng. 24SevenOffice hiện cũng xuất hiện dưới tên Finago, nhưng chỉ tên nhà cung cấp chưa đủ để xác định kết nối. Sản phẩm và cơ cấu pháp nhân quyết định quy trình cần thiết.
Làm rõ một trường hợp ngoại lệ trước khi đi tiếp
Doanh thu ngày bình thường là điểm bắt đầu hữu ích. Một khoản hoàn hoặc sửa sai cho thấy quá trình chuyển dữ liệu có hoạt động khi ngày bán hàng phức tạp hơn không. Theo nghiệp vụ từ POS tới dữ liệu kế toán nhận. Cả hai bên nên tìm được mà không phải dựng lại cả ca.
Nếu có vẻ thiếu một lần chuyển dữ liệu, trước tiên hãy kiểm tra trạng thái và những gì thực sự đã tới. Đừng nhập thủ công lại cùng số liệu khi chưa biết dữ liệu có thể vẫn đang được gửi hay không. Thống nhất ai theo dõi và thông báo cho kế toán thế nào khi xử lý xong.
Dùng số liệu để hiểu hoạt động nhà hàng
Khi việc chuyển dữ liệu kế toán đã ổn định, cuộc trao đổi có thể tập trung hơn vào nhà hàng. Kênh nào tạo doanh thu? Bữa trưa khác buổi tối thế nào? Cơ sở mới đang hoạt động ra sao?
Báo cáo ninito tổng hợp doanh thu giữa các cơ sở và kênh đặt hàng, cho phép mở giao dịch phía sau tổng số. Bạn theo dõi vận hành hằng ngày trong ninito, còn kế toán tiếp tục làm việc trong hệ thống kế toán. Trách nhiệm hai bên rõ hơn và mất ít thời gian tìm dữ liệu gốc hơn.
Mời kế toán cùng trao đổi
Cho ninito biết hệ thống kế toán bạn dùng, số pháp nhân và nhà hàng cần đưa vào, cùng những việc bạn vẫn làm thủ công. Chúng tôi sẽ xem các kết nối phù hợp và cùng bạn cấu hình quy trình kế toán đã thống nhất.
Nếu có thể, mang theo một báo cáo ngày bình thường và một trường hợp ngoại lệ cụ thể. Cuộc trao đổi khi đó tập trung vào việc bạn muốn bỏ bớt và cách cả nhà hàng lẫn kế toán theo dõi số liệu đến cuối quy trình.
