Yhdistä ravintolan myynti kirjanpidon työnkulkuun
Lopeta samojen myyntilukujen kerääminen kahdesti. Selvitä kirjanpitointegraation tehtävä ja seuraa myyntiä, tilityksiä sekä poikkeuksia erikseen.
Päivä ei pääty ravintolan sulkemiseen
Asiakkaat ovat maksaneet, keittiö on puhdas ja henkilökunta kotona. Kassasta, verkkokaupasta ja toimitusalustoilta voi silti olla raportteja kerättävänä ennen kirjanpitäjän aineiston valmistumista. Se on paljon käsityötä luvuille, jotka on jo tallennettu muualla.
ninito kokoaa yhdistettyjen ravintolakanavien myynnin ja välittää luvut kirjanpidon työnkulkuun. Myynti ja arvonlisävero erotellaan, ja tiimi auttaa ravintolakohtaisissa asetuksissa. Kirjanpitäjä saa selkeämmän lähtökohdan, eikä sinun tarvitse toimia välikätenä etsimässä ja lähettämässä samoja lukuja uudelleen.
Myynti ja tilitys kertovat eri asioista
Päivän myynti ei välttämättä ole sama summa, joka saapuu pankkiin samana päivänä. Maksut voivat tilittyä myöhemmin, ja tilityksessä voi olla kuluja tai hyvityksiä. Sekä myynnin että rahan liikkeen pitää olla seurattavissa.
Ajattele tänään maksettua takeawaytilausta, josta osa hyvitetään myöhemmin. Myyntikirjauksen, hyvityksen ja maksupalvelun tilityksen pitää muodostaa ymmärrettävä kokonaisuus. Jos päivän myynniksi lähetetään vain pankkiin tullut summa, kirjanpitäjältä puuttuu eroa selittävä tieto.
Integraation pitäisi vähentää päällekkäistä kirjaamista. Se ei poista kirjanpitäjän tarvetta ymmärtää tilityksiä ja ratkaista tapahtumien käsittelyä.
Yhdistä oikea yritys ja oikea kirjanpito-ohjelma
Ota kirjanpitäjä mukaan asetusten tekemiseen ennen ensimmäisiä lukuja. Selvitä, mille yritykselle myynti kuuluu, miten toimipaikat erotetaan ja mitä tilejä sekä arvonlisäveroasetuksia käytetään. Kaksi ravintolaa voi käyttää samaa brändiä ja silti tarvita eri kirjanpitoratkaisut.
ninito tarjoaa yhteyksiä esimerkiksi PowerOfficeen, Tripletexiin, Xledgeriin, Vismaan ja 24SevenOfficeen. Tunnista käyttämäsi tarkka tuote. 24SevenOffice esiintyy nykyään myös Finago-nimellä, mutta pelkkä toimittajan nimi ei määritä yhteyttä. Tuote ja yritysrakenne ratkaisevat tarvittavan työnkulun.
Selvitä yksi poikkeama ennen jatkamista
Tavallinen myyntipäivä antaa hyvän lähtökohdan. Hyvitys tai korjaus näyttää, toimiiko tiedonsiirto myös poikkeavana päivänä. Seuraa tapahtumaa kassasta kirjanpitäjän saamaan aineistoon. Molempien pitää löytää se rakentamatta koko vuoroa uudelleen.
Jos siirto näyttää puuttuvan, selvitä ensin sen tila ja todella saapuneet tiedot. Älä kirjaa samoja lukuja käsin tarkistamatta, voiko siirto vielä saapua. Sopikaa vastuuhenkilö ja tapa ilmoittaa kirjanpitäjälle poikkeaman ratkettua.
Käytä lukuja toiminnan ymmärtämiseen
Kun kirjanpitoaineiston kulku on järjestetty, keskustelu voi keskittyä enemmän ravintolaan. Mitkä kanavat tuovat myyntiä? Miten lounas eroaa illasta? Mitä uudessa toimipaikassa tapahtuu?
niniton raportointi kokoaa myynnin toimipaikoista ja tilauskanavista ja antaa pääsyn summien takana oleviin tapahtumiin. Sinä seuraat arkea ninitossa, ja kirjanpitäjä jatkaa omassa ohjelmassaan. Molemmilla on selkeämpi vastuu ja vähemmän aikaa kuluu tausta-aineiston etsimiseen.
Ota kirjanpitäjä mukaan keskusteluun
Kerro ninitolle kirjanpito-ohjelmasi, mukaan tulevien yritysten ja ravintoloiden määrä sekä käsin tehtävät työt. Käymme sopivat yhteydet läpi ja määritämme sovitun työnkulun kanssanne.
Tuo mahdollisuuksien mukaan tavallinen päiväraportti ja konkreettinen poikkeama. Keskustelu voi silloin keskittyä poistettavaan työhön ja siihen, miten ravintola sekä kirjanpitäjä seuraavat lukuja loppuun asti.
