Gør den første vagt med et nyt bestillingssystem nemmere

Aftal, hvad der tages i brug den første dag

Den første vagt med systemet i drift skal føles velkendt for dem, der er på arbejde. Begynd med at angive de restauranter, kanaler og medarbejdere, der er involveret. Kassen ved disken, kiosken, webshoppen og forbindelsen til leveringstjenesten kan være del af samme opstart, men hver del kræver en tydeligt udpeget ansvarlig. Saml opstartsdatoen og den aftalte rækkefølge for åbningen i ét fælles dokument. Brug derefter de samme få, realistiske bestillinger til at teste hele opsætningen, så alle kan se, hvordan deres del hænger sammen med den næste.

• Udpeg en opstartsansvarlig og en kontaktperson for hvert arbejdsområde
• Lav en liste over alle enheder, bestillingskanaler og restauranter, der er omfattet

Test den menu, gæsterne faktisk skal bestille fra

Kontrollér mere end grundprisen. Bestil retten med det mindste og største tilladte antal tilvalg, fjern en ingrediens, og vælg en udsolgt mulighed. Kontrollér produktnavn, beskrivelse, godkendte allergenoplysninger og den pris, der vises før betaling. ninito backoffice understøtter produkter, tilvalg, priser og tidsstyret tilgængelighed på tværs af tilknyttede kanaler. Brug indstillingerne til at afspejle dine driftsregler, og test derefter gæstens oplevelse i hver kanal frem for at antage, at alle skærme fungerer ens.

• Kontrollér obligatoriske og valgfrie valg
• Test åbningstider og et produkt, der ikke kan bestilles

Følg en bestilling med forskellige varer gennem køkkenet

Send en bestilling med en drikkevare, en varm ret og en vare, der tilberedes et andet sted. Hvert team skal kunne se de oplysninger, det har brug for, herunder gæstens valg. ninito kan sende produkter til de rette tilberedningsstationer og knytte klarstatus til den aftalte afhentningsproces. Test både delvis færdiggørelse og den endelige udlevering. Bed den person, der henter maden, om at identificere bestillingen ud fra de oplysninger, gæsten eller buddet modtager.

Læg lidt pres på testen. Send en ny bestilling, før den første er færdig, ændr et tilvalg, og markér en vare som klar før resten. Medarbejderne skal vide, hvad der venter, hvad der er under tilberedning, og hvad der kan udleveres. Afklar det, der skaber forvirring, nu, mens der er tid til at justere opsætningen.

• Kontrollér, at hver vare når frem til den rette station
• Kontrollér identifikation af bestillingen, klarstatus og afhentning

Test også de særlige betalingssituationer

Test betalingen dér, hvor gæsten faktisk betaler. Tag terminalen med til et bord, brug den, mens der er kø, og kontrollér, at beløbet og bekræftelsen er lette at læse. Gennemfør et almindeligt salg, deling af regningen, hvor det er relevant, en afbrudt betaling, en afvist betaling og en delvis tilbagebetaling. Kontrollér, hvad henholdsvis gæsten, medarbejderen og køkkenet ser.

Følg det gennemførte salg og tilbagebetalingen videre til rapporterne og bogføringen. Kontrollér derefter omkostningerne i forhold til betalingsaftalen. Knyt betalingsmetode, procentsats, fast gebyr og eventuel platformsprovision til den rette kanal. ninito tilbyder BankAxept i Norge til 0,161%, med 0% provision til ninito og uden fast gebyr pr. BankAxept-transaktion. Kontrollér onlinebetalinger og andre kortbetalinger ud fra deres egne vilkår.

Lad restaurantens økonomiansvarlige godkende resultatet. Registrér testresultatet, og hvem der har ansvaret for eventuelle rettelser. Hold kortoplysninger og adgangsoplysninger til betalingstjenester ude af den fælles tjekliste. Målet er medarbejdere, der ved, hvad de skal gøre, når en almindelig betaling kræver særlig håndtering.

• Se omkostningerne ved hver bestilling↗

Læs alle beskeder med gæstens øjne

Brug en testkundeprofil til at kontrollere forløbet i loyalitetsprogrammet, optjeningsreglerne og eventuelle belønninger, der er valgt til opstarten. Læs beskeden om, at maden er klar, og følg næste trin på en telefon. ninito inkluderer SMS til gæster og sit eget loyalitetsprogram, men restauranten skal stadig vælge tydelige regler for belønninger og en brugbar vejledning til afhentning. Kontrollér, at beskeden angiver den rigtige restaurant og afdeling. Hold testprofiler adskilt fra kontaktlisterne med rigtige gæster.

• Prøv at optjene og bruge en belønning
• Læs beskeder om klar mad og afhentning på en rigtig telefon

Øv jer sammen med dem, der skal stå for serveringen

Bed inden åbningen hver vagtleder om at lægge en bestilling, håndtere en udsolgt vare og finde en kvittering. Lad køkkenet følge den samme bestilling gennem tilberedning og afhentning. Øv de opgaver, hver enkelt skal have ansvar for, og aftal derefter, hvem der følger op på den første vagt med systemet i drift.

ninitos eget team i Norge er en del af overdragelsen, og support på norsk og engelsk er inkluderet 24/7/365 uden ekstra betaling. Vis vagtlederne, hvordan de får hjælp, inden opstarten. De, der tager imod den næste bestilling, skal vide, hvem de kan få hjælp af, også om aftenen, om natten og i weekenden.

Afslut tjeklisten med en klar beslutning

Markér hvert kontrolpunkt som godkendt, kræver rettelser eller uden for opstartens omfang. Notér en ansvarlig og næste handling for alt, der ikke er færdigt. Den opstartsansvarlige bør bekræfte, at restauranten kan modtage, tilberede, udlevere og bogføre en bestilling, før kanalen åbnes. Gem dokumentet efter opstarten, og gennemgå den første servering med medarbejderne. Så bliver det udgangspunktet for den næste restaurant frem for et dokument, der forsvinder, når installationen er færdig.