Ca phục vụ đầu tiên với hệ thống đặt món mới trở nên dễ dàng hơn
Danh sách kiểm tra khi triển khai cho nhà hàng, bao gồm thực đơn, các trạm bếp, thanh toán, chương trình khách hàng thân thiết và đào tạo đội ngũ. Chuẩn bị chu đáo cho ca vận hành thực tế đầu tiên.
Một khởi đầu thuận lợi bắt đầu từ buổi diễn tập đầy đủ. Dùng thực đơn của chính nhà hàng, để đội ngũ trong ca xử lý đơn và theo dõi từng giao dịch qua các bước thanh toán, chế biến và nhận món. Danh sách kiểm tra này giao nhiệm vụ rõ ràng cho từng bộ phận trước giờ mở cửa.
Thống nhất những gì sẽ đưa vào hoạt động trong ngày đầu
Ca đầu tiên khi hệ thống đi vào hoạt động cần tạo cảm giác quen thuộc cho những người trực tiếp làm việc. Bắt đầu bằng việc nêu rõ các địa điểm, kênh và nhân sự tham gia. POS tại quầy, kiosk, cửa hàng trực tuyến và kết nối giao hàng có thể cùng nằm trong một đợt triển khai, nhưng mỗi phần đều cần người phụ trách cụ thể. Ghi ngày vận hành và trình tự mở các kênh đã thống nhất vào một tài liệu dùng chung. Sau đó dùng cùng một nhóm nhỏ các đơn hàng thực tế để kiểm thử toàn bộ cấu hình, giúp mọi người thấy công việc của mình kết nối với khâu tiếp theo như thế nào.
- Chỉ định một người phụ trách triển khai và một đầu mối liên hệ cho từng bộ phận
- Liệt kê mọi thiết bị, kênh đặt món và địa điểm trong phạm vi triển khai
Theo dõi một đơn có nhiều loại món qua các khâu trong bếp
Gửi một đơn gồm đồ uống, món nóng và một món được chuẩn bị ở khu vực khác. Mỗi bộ phận cần nhìn thấy đủ thông tin cần thiết, bao gồm các lựa chọn của khách. ninito có thể chuyển món đến từng trạm chế biến và kết nối trạng thái món đã sẵn sàng với quy trình giao nhận đã thống nhất. Kiểm thử cả trường hợp hoàn thành một phần đơn và khâu giao món cuối cùng. Yêu cầu người đến nhận món xác định đơn dựa trên thông tin mà khách hoặc tài xế giao hàng nhận được.
Tăng một chút áp lực cho lần kiểm thử này. Gửi đơn thứ hai khi đơn đầu chưa hoàn thành, thay đổi một tùy chọn món và đánh dấu một món đã sẵn sàng trước các món còn lại. Đội ngũ cần biết món nào đang chờ, món nào đang chế biến và món nào có thể giao. Giải quyết ngay những điểm dễ gây nhầm lẫn khi vẫn còn thời gian điều chỉnh cấu hình.
- Xác nhận mọi món đều được chuyển đến đúng trạm
- Kiểm tra thông tin nhận diện đơn, trạng thái sẵn sàng và việc nhận món
Kiểm thử cả các tình huống thanh toán ngoại lệ
Kiểm thử thanh toán ngay tại nơi khách thực sự trả tiền. Mang máy thanh toán đến bàn, sử dụng khi có khách xếp hàng và kiểm tra xem số tiền cùng thông báo xác nhận có dễ đọc không. Thực hiện một giao dịch bán hàng thông thường, chia hóa đơn nếu phù hợp, hủy quy trình thanh toán, thử thanh toán bị từ chối và hoàn tiền một phần. Xác nhận những gì khách, nhân viên và bếp nhìn thấy.
Theo dõi giao dịch bán hàng và hoàn tiền đã hoàn tất trong báo cáo và quy trình kế toán. Sau đó đối chiếu chi phí với thỏa thuận thanh toán. Gắn đúng phương thức thanh toán, tỷ lệ phí, phí cố định và hoa hồng nền tảng nếu có với từng kênh. ninito cung cấp thanh toán BankAxept tại Na Uy với mức phí 0,161%, hoa hồng ninito 0% và không có phí cố định cho mỗi giao dịch BankAxept. Kiểm tra thanh toán trực tuyến và các loại thẻ khác theo điều khoản riêng của từng loại.
Để người phụ trách tài chính của nhà hàng phê duyệt kết quả. Ghi lại kết quả kiểm thử và người chịu trách nhiệm xử lý từng điểm cần sửa. Không đưa thông tin thẻ và thông tin xác thực thanh toán vào danh sách kiểm tra dùng chung. Mục tiêu là giúp đội ngũ biết cách xử lý khi một giao dịch thanh toán thông thường trở thành tình huống ngoại lệ.
Đọc từng tin nhắn từ góc nhìn của khách
Dùng hồ sơ khách hàng thử nghiệm để kiểm tra trải nghiệm trong chương trình khách hàng thân thiết, quy tắc tích lũy và mọi phần thưởng được chọn cho ngày vận hành. Đọc tin nhắn báo món sẵn sàng và thực hiện bước tiếp theo trên điện thoại. ninito đã bao gồm SMS gửi khách và chương trình khách hàng thân thiết riêng, nhưng nhà hàng vẫn cần chọn quy tắc thưởng rõ ràng và hướng dẫn nhận món hữu ích. Xác nhận tin nhắn ghi đúng tên nhà hàng và địa điểm. Tách biệt tài khoản thử nghiệm với danh sách liên hệ của khách thật.
- Thử tích lũy và sử dụng phần thưởng
- Đọc tin nhắn báo món sẵn sàng và hướng dẫn nhận món trên điện thoại thật
Diễn tập cùng những người trực tiếp phụ trách ca phục vụ
Trước giờ mở cửa, yêu cầu mỗi trưởng ca nhập một đơn hàng, xử lý một món hết hàng và tìm một biên lai. Để đội bếp theo dõi chính đơn đó qua khâu chế biến và nhận món. Diễn tập những thao tác từng người sẽ phụ trách, rồi thống nhất ai sẽ theo dõi ca vận hành thực tế đầu tiên.
Đội ngũ của ninito tại Na Uy cũng tham gia quá trình bàn giao này, với dịch vụ hỗ trợ bằng tiếng Na Uy và tiếng Anh 24/7/365 đã được bao gồm, không tính thêm phí. Hướng dẫn các trưởng ca cách liên hệ hỗ trợ trước khi đưa hệ thống vào hoạt động. Người tiếp nhận đơn tiếp theo cần biết ai có thể giúp mình xử lý đơn, kể cả vào buổi tối, ban đêm và cuối tuần.
Kết thúc danh sách kiểm tra bằng một quyết định rõ ràng
Đánh dấu từng hạng mục là đạt, cần xử lý thêm hoặc ngoài phạm vi triển khai. Ghi người phụ trách và bước tiếp theo cho mọi việc chưa hoàn thành. Trước khi mở kênh, người phụ trách triển khai cần xác nhận nhà hàng có thể tiếp nhận, chế biến, giao món và hạch toán một đơn hàng. Giữ lại tài liệu sau khi vận hành và cùng đội ngũ đánh giá ca phục vụ đầu tiên. Tài liệu này sẽ trở thành cơ sở cho địa điểm tiếp theo, thay vì bị bỏ quên khi lắp đặt xong.
Những câu hỏi đáng đặt ra
Có nên đưa tất cả các kênh vào hoạt động trong cùng một ngày?
Chỉ khi cấu hình đã thống nhất vượt qua các bước kiểm tra. Ghi rõ phạm vi triển khai để tránh vô tình mở các kênh chưa sẵn sàng.
Ai nên phê duyệt danh sách kiểm tra trước khi vận hành?
Người phụ trách triển khai của nhà hàng nên tổng hợp xác nhận từ các đầu mối bếp, phục vụ, tài chính và triển khai đối với những hạng mục kiểm tra thuộc trách nhiệm của từng bên.
