Helpompi ensimmäinen palveluvuoro uudella tilausjärjestelmällä
Ravintolan käyttöönoton tarkistuslista ruokalistoille, keittiön työpisteille, maksamiselle, kanta-asiakasohjelmalle ja henkilöstön koulutukselle. Valmistaudu ensimmäiseen työvuoroon uudella järjestelmällä.
Hyvä käyttöönotto alkaa yhdestä kokonaisvaltaisesta harjoituksesta. Käytä omaa ruokalistaa, anna vuorossa työskentelevän tiimin käsitellä tilaukset ja seuraa jokaista myyntiä maksamisesta valmistukseen ja noutoon. Tämä tarkistuslista antaa ravintolan jokaiselle osa-alueelle selkeän tehtävän ennen avaamista.
Sopikaa, mitä otetaan käyttöön ensimmäisenä päivänä
Ensimmäisen työvuoron uudella järjestelmällä pitäisi tuntua tutulta sitä tekeville. Aloita nimeämällä mukana olevat toimipisteet, kanavat ja työntekijät. Tiskikassa, kioski, verkkokauppa ja kotiinkuljetusintegraatio voivat kuulua samaan käyttöönottoon, mutta jokaisella on oltava selkeä vastuuhenkilö. Kirjaa käyttöönottopäivä ja sovittu avaamisjärjestys yhteen yhteiseen dokumenttiin. Testaa sitten koko kokonaisuus samoilla muutamilla todellisilla tilauksilla, jotta jokainen näkee, miten oma työvaihe liittyy seuraavaan.
- Nimeä yksi käyttöönoton vetäjä ja yksi yhteyshenkilö kullekin työalueelle
- Listaa kaikki käyttöönottoon kuuluvat laitteet, tilauskanavat ja toimipisteet
Seuraa eri tuotteita sisältävää tilausta keittiön läpi
Lähetä tilaus, jossa on juoma, lämmin annos ja muualla valmistettava tuote. Jokaisen tiimin tulee nähdä tarvitsemansa tiedot, myös asiakkaan valinnat. ninito voi ohjata tuotteet valmistuspisteille ja liittää valmistumistilan sovittuun noutoprosessiin. Testaa sekä tilauksen osittainen valmistuminen että lopullinen luovutus. Pyydä ruoan noutajaa tunnistamaan tilaus asiakkaalle tai lähetille toimitettujen tietojen perusteella.
Lisää testiin hieman painetta. Lähetä toinen tilaus ennen ensimmäisen valmistumista, muuta lisävalintaa ja merkitse yksi tuote valmiiksi ennen muita. Tiimin tulee tietää, mikä odottaa, mitä valmistetaan ja mitä voi luovuttaa. Selvitä epäselvät tilanteet nyt, kun asetuksia ehtii vielä muuttaa.
- Varmista, että jokainen tuote päätyy oikealle valmistuspisteelle
- Tarkista tilauksen tunnistaminen, valmistumistila ja nouto
Testaa myös maksamisen poikkeustilanteet
Testaa maksaminen siellä, missä asiakas todella maksaa. Vie maksupääte pöytään, käytä sitä jonotilanteessa ja tarkista, että summa ja vahvistus ovat helposti luettavissa. Testaa tavallinen myynti, tarvittaessa laskun jakaminen, keskeytetty maksaminen, hylätty maksu ja osittainen hyvitys. Varmista, mitä asiakas, työntekijä ja keittiö näkevät kussakin tilanteessa.
Seuraa toteutuneen myynnin ja hyvityksen siirtymistä raportteihin ja kirjanpitoon. Tarkista sitten kustannus maksusopimuksesta. Kohdista maksutapa, prosenttiosuus, kiinteä maksu ja mahdollinen alustan provisio oikeaan kanavaan. ninito tarjoaa BankAxept-maksut Norjassa 0,161% käsittelymaksulla. ninito-palvelun provisio on 0%, eikä BankAxept-maksutapahtumista veloiteta kiinteää tapahtumakohtaista maksua. Tarkista verkkomaksut ja muut korttimaksut niiden omien ehtojen mukaan.
Pyydä ravintolan talousasioista vastaavaa yhteyshenkilöä hyväksymään tulos. Kirjaa testin tulos ja mahdollisista korjauksista vastaava henkilö. Älä tallenna korttitietoja tai maksamisen tunnistetietoja jaettuun tarkistuslistaan. Tavoitteena on tiimi, joka tietää, miten toimia tavallisen maksun muuttuessa poikkeustilanteeksi.
Lue jokainen viesti asiakkaan näkökulmasta
Tarkista testiasiakasprofiililla kanta-asiakaspolku, kertymäsäännöt ja mahdolliset käyttöönottoon valitut edut. Lue ruoan valmistumisesta kertova viesti ja tee sen ohjaama seuraava vaihe puhelimella. ninito sisältää asiakkaille lähetettävät tekstiviestit ja oman kanta-asiakasohjelman, mutta ravintolan on silti määritettävä selkeät etusäännöt ja hyödyllinen nouto-ohje. Varmista, että viestissä mainitaan oikea ravintola ja toimipiste. Pidä testikäyttäjät erillään todellisten asiakkaiden yhteystietolistoista.
- Kokeile edun ansaitsemista ja käyttämistä
- Lue valmistumis- ja noutoviestit oikealla puhelimella
Harjoittele asiakaspalvelusta vastaavan henkilöstön kanssa
Pyydä ennen avaamista jokaista vuorovastaavaa tekemään tilaus, käsittelemään loppuunmyyty tuote ja etsimään kuitti. Anna keittiön seurata samaa tilausta valmistuksesta noutoon. Harjoitelkaa tehtäviä, joista kukin vastaa, ja sopikaa sitten, kuka seuraa ensimmäistä työvuoroa uudella järjestelmällä.
Myös ninito-palvelun oma tiimi Norjassa osallistuu käyttöönottoon. Norjan- ja englanninkielinen tuki sisältyy palveluun 24/7/365 ilman lisämaksua. Opasta vuorovastaavat käyttämään tukikanavaa ennen käyttöönottoa. Seuraavan tilauksen vastaanottavan työntekijän tulee tietää, mistä saa apua myös iltaisin, öisin ja viikonloppuisin.
Päätä tarkistuslista selkeään päätökseen
Merkitse jokainen tarkistus hyväksytyksi, korjattavaksi tai käyttöönoton ulkopuoliseksi. Kirjaa kaikille keskeneräisille asioille vastuuhenkilö ja seuraava toimenpide. Käyttöönoton vetäjän tulee varmistaa ennen kanavan avaamista, että ravintola pystyy vastaanottamaan tilauksen, valmistamaan sen, luovuttamaan sen ja kirjaamaan sen kirjanpitoon. Säilytä tarkistuslista käyttöönoton jälkeen ja käy ensimmäinen palveluvuoro läpi tiimin kanssa. Näin lista toimii seuraavan toimipisteen lähtökohtana eikä katoa asennuksen valmistuttua.
Kysymyksiä, jotka kannattaa esittää
Kannattaako kaikki kanavat ottaa käyttöön samana päivänä?
Vain jos sovittu kokonaisuus on läpäissyt tarkistukset. Kirjaa käyttöönoton laajuus selkeästi, jotta keskeneräisiä kanavia ei avata vahingossa.
Kenen tulisi hyväksyä käyttöönoton tarkistuslista?
Ravintolan käyttöönoton vetäjän tulee koota vahvistukset keittiön, asiakaspalvelun, taloushallinnon ja käyttöönottotiimin yhteyshenkilöiltä kunkin vastuulla olevista tarkistuksista.
