Vaihda kassajärjestelmä Pidä ravintolan arki käynnissä
Järjestelmän vaihto alkaa jo ennen asennuspäivää. Suunnittele tietojen, ruokalistan, maksamisen ja henkilöstön valmistelu, jotta tiedät, minkä on toimittava ennen ensimmäisen asiakkaan saapumista.
Suunnittele vaihto ennen asennuspäivää. Valmistele ruokalistat ja saldot sekä tarkista laitteet ja sopimukset. Harjoittele sitten tilaamista, keittiön toimintaa, maksamista ja kirjanpitoa yhdessä järjestelmää käyttävän henkilöstön kanssa.
Selvitä, mitä siirrät mukanasi
Listaa ruokalistat, annosmuokkaukset, hinnat, arvonlisäveroluokat, toimipaikat ja käytössä olevat kanavat. Selvitä mahdolliset lahjakortti- ja asiakassaldot, avoimet tilaukset, kanta-asiakasjärjestelyt sekä säilytettävät tiedot. Lähetä ninito-tiimille nykyinen ruokalistasi digitaalisena, painettuna tai valokuvattuna. Ruokalista-asiantuntijamme rakentavat ja jäsentävät sen uutta järjestelmää varten.
Ruokalistan siirto ei ole kiinni vanhan järjestelmän vientipainikkeesta. Ruokalista-asiantuntijamme hyödyntävät ravintola-alan kokemustaan rakentaessaan tuoteryhmät, annosmuokkaukset ja valinnat uudelleen. Asiakassaldojen ja historiatietojen siirto suunnitellaan erikseen, jotta tiimi tietää, mitä siirtyy ja minkä on pysyttävä saatavilla.
Tarkista sopimukset ja laitteet ajoissa
Kassajärjestelmällä, maksupalveluntarjoajalla, maksupäätteillä ja kuljetusalustoilla voi olla erilliset sopimukset. Tarkista irtisanomisajat, laitteiden omistajuus ja pääsy tietoihin sopimuksen päättymisen jälkeen. Toimita uudelle toimittajalle laitteiden tarkat mallit ja kuvaus verkostasi ennen kuin päätätte, mitä voidaan käyttää edelleen.
Harjoittele koko tilaus alusta loppuun
Testaa ennen varsinaisten tilausten siirtämistä koko ketju tilaamisesta keittiöön, maksuun, kuittiin ja kirjanpitoon asti. Käytä kanavia, joiden kautta todella myyt. Testaa onnistuneen korttimaksun lisäksi peruutus tai maksunpalautus sekä päivän päätöstarkistus.
- Varmista ruokalistat, hinnat ja aukioloajat kaikissa liitetyissä kanavissa.
- Tarkista tilausten ohjautuminen keittiön oikeisiin työpisteisiin sekä tulostimien tulosteet tai näyttöjen tiedot.
- Varmista maksujen tilat, kuitit ja sovittu tiedonkulku kirjanpitoon.
- Anna henkilöstölle aikaa harjoitella omia tehtäviään.
Anna ruokalista-asiantuntijoiden valmistella ravintolan arki
Lähetä ruokalista siinä muodossa, jossa jo käytät sitä. ninito-tiimi voi työskennellä painetun ruokalistan, valokuvien tai digitaalisen aineiston pohjalta. Ruokalista-asiantuntijamme rakentavat tuoteryhmät, tuotteet ja annosmuokkaukset ravintolan palvelutavan mukaan. Tarkistakaa yhdessä allergeenit, hinnat, yhdistelmät ja kanavakohtaiset valinnat ennen varsinaisten tilausten vastaanottamista.
ninito-ruokalista-asiantuntijat tuovat ravintola-alan kokemuksensa myös yksityiskohtiin. Painetun ruokalistan annosnimi saattaa tarvita selkeämmän nimen keittiötä varten. Pitkä valintalista voi kaivata parempaa järjestystä itsepalvelukioskissa. Käymme nämä valinnat läpi tiimisi kanssa ennen käyttöönottoa. Ruokalistan määritys ja jatkuvat muutokset sisältyvät Pro- ja Enterprise-paketteihin, joten myös seuraavan sesonkiruokalistasi takana ovat samat ihmiset.
Suunnittele siirtymä ravintolasi arkeen sopivaksi
Sopikaa vaihdon ajankohdasta, paikalla olevista henkilöistä, liitettyjen palvelujen tarkistajista ja yhteydenotosta tukeen. Päättäkää, miten toimitte, jos olennainen testi epäonnistuu. Säilyttäkää pääsy aiempiin raportteihin ja sopikaa, milloin vanha järjestelmä voidaan turvallisesti poistaa käytöstä.
Suunnittele siirtymä yhdessä Norjassa toimivan ninito-tiimin kanssa ja nimeä vastuuhenkilöt ruokalistalle, laitteille ja ensimmäisille varsinaisille tilauksille. Ravintola-alan kokemusta omaavan tukitiimimme palvelu sisältyy hintaan norjaksi ja englanniksi 24/7/365 ilman lisämaksua. Yhteistyö jatkuu vanhan kassan sammuttamisen jälkeenkin, joten henkilöstösi tietää, kehen ottaa yhteyttä seuraavan kiireisen palveluvuoron aikana.
Kysymyksiä, jotka kannattaa esittää
Pitääkö vanhasta kassajärjestelmästä voida viedä ruokalista?
Ei. Lähetä ninito-tiimille digitaalinen tai painettu ruokalista tai valokuvia. Ruokalista-asiantuntijamme rakentavat tuoteryhmät, tuotteet ja lisävalinnat uuteen järjestelmään. Asiakassaldojen ja historiatietojen siirto suunnitellaan erikseen.
Mitä pitää olla valmiina ennen ensimmäistä oikeaa tilausta?
Varmista ruokalista, maksaminen, keittiön työnkulku, henkilöstön koulutus ja tuen yhteystiedot. Harjoittele kokonainen tilaus ja hyvitys, sovi vaihdon ajankohta ja säilytä pääsy tarvitsemiisi historiatietoihin.
