Nhà hàng nên làm gì khi POS hoặc mạng ngừng hoạt động?

Không phải mọi gián đoạn đều là cùng một lỗi

Máy in không in, máy tính bảng mất kết nối và khoản thanh toán cứ chờ có thể giống một vấn đề trong giờ cao điểm. Nhưng nguyên nhân có thể hoàn toàn khác nhau. Nếu nhân viên bắt đầu bằng cách tắt tất cả, họ dễ mất dấu những phần vẫn hoạt động và các đơn đang xử lý.

ninito cung cấp hỗ trợ suốt ngày đêm cho hệ thống mà nhân viên sử dụng trong ca. POS phân biệt thanh toán đang chờ, hoàn tất, lỗi và bị từ chối, giúp nhân viên kiểm tra điều đã xảy ra trước khi thử lại. Hãy mô tả thiết bị, đơn và việc bị ảnh hưởng cho bộ phận hỗ trợ. Điều đó hữu ích hơn khởi động lại mọi thứ rồi mất dấu vấn đề ban đầu.

• Liên hệ bộ phận hỗ trợ ninito

Xác định thiết bị và dịch vụ cần để vận hành

Liệt kê các phần phải hoạt động cùng nhau để nhận đơn, gửi vào bếp và thu tiền. Gồm internet, mạng nội bộ, thiết bị, máy in, máy thanh toán và nền tảng bên ngoài. Ghi nhà cung cấp của từng phần và cách nhờ trợ giúp. Giữ kế hoạch ở nơi truy cập được khi một thiết bị hoặc dịch vụ không dùng được.

Đường truyền dự phòng chỉ hữu ích nếu cấu hình thực sự chuyển sang đúng cách. Máy in dự phòng chỉ giúp được nếu nhận đúng đơn cần in. Thống nhất cấu hình với nhà cung cấp và thử các điểm phụ thuộc. Những nhãn như đám mây, ngoại tuyến hay dự phòng không chứng minh thao tác nào sẽ hoạt động trong một sự cố cụ thể.

Phân công những việc cần làm đầu tiên

Giao một người điều phối. Tùy nhân sự, người khác có thể chăm sóc khách hoặc liên hệ hỗ trợ. Cách này tránh nhiều người thử các giải pháp mâu thuẫn. Trưởng ca quyết định có hạn chế đơn mới trong lúc xử lý đơn đã nhận không.

Giữ khả năng theo dõi đơn chưa hoàn tất và thanh toán chưa rõ. Đừng nhập lại mọi thứ chỉ để lấy một phiếu in mới. Thao tác đó có thể tạo đơn khác thay vì sửa đơn gốc. Dùng quy trình dự phòng đã thống nhất, mã tham chiếu rõ ràng và kế hoạch kiểm tra khi phục hồi. Ghi lại việc đã làm trong lúc gián đoạn.

Kiểm tra trạng thái thanh toán trước khi thử lại

Màn hình ngừng phản hồi không có nghĩa là thanh toán đã thất bại. Khoản tiền có thể đang chờ hoặc đã xử lý ở bước khác. Cho nhân viên cách kiểm tra đã thống nhất và nơi nhờ trợ giúp khi chưa rõ. Đừng báo tiền đã hoàn cho khách trước khi có xác nhận.

ninito hiển thị trạng thái chờ, hoàn tất, lỗi và bị từ chối, đồng thời hỗ trợ thử thanh toán lại mà không nhập lại đơn. Nhân viên kiểm tra khoản tiền gắn với giao dịch hiện có thay vì tạo giao dịch mới. Bước thử lại và phục hồi còn tùy máy thanh toán cùng cấu hình, nên cần thống nhất trước ca.

• Xem cách ninito quản lý trạng thái đơn và thanh toán

Chuẩn bị thông tin bộ phận hỗ trợ cần

Đặt tên thiết bị quan trọng theo cách đội ngũ dễ nhận ra, chẳng hạn máy in khu món nguội. Ghi nơi tìm mã đơn và thông báo lỗi liên quan. Nhân viên không tham gia lắp đặt vẫn có thể nhờ hỗ trợ chính xác.

Khi có sự cố, mô tả thời điểm, việc bị ảnh hưởng và phần nào còn hoạt động. Dùng kênh liên hệ đã thống nhất và chỉ chia sẻ thông tin cần cho vụ việc. Tránh gửi mật khẩu hoặc đầy đủ thông tin thanh toán qua tin nhắn thông thường. Yêu cầu hỗ trợ tốt giúp hiểu lỗi mà không tạo thêm rủi ro hay mất dấu đơn gốc.

Tiếp tục phối hợp với hỗ trợ khi hoạt động trở lại

Khi phục vụ tiếp tục, kiểm tra đơn chưa hoàn tất, thanh toán chưa giải quyết và các kênh đã tạm dừng. Hỗ trợ ninito có thể cùng đội ngũ xử lý vấn đề hệ thống, còn nhà hàng vẫn phụ trách khách và những việc đã làm trong lúc gián đoạn. Một màn hình hoạt động lại chưa xác nhận mọi đơn chờ đã xong.

Trước ca bận, đảm bảo đội ngũ biết cách liên hệ hỗ trợ và những thiết bị liên quan. Trao đổi đường truyền dự phòng và kỳ vọng về ngoại tuyến cho đúng cấu hình thực tế. Hệ thống đám mây hay kết nối phụ không phải lời hứa mọi đơn và thanh toán đều chạy qua mọi sự cố.

• Trao đổi với ninito về nhu cầu nhà hàng